La digitalización que Bradbury no previó

3 mayo, 2014
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Guillermo Cantini es el presidente de Lakaut, una empresa argentina pionera en la clasificación y la digitalización de documentos públicos y privados. Desde su creación, hace cinco años, han logrado posicionarse como líderes en el resguardo de información confidencial.

Cuando en 1953 el escritor norteamericano de ciencia ficción Ray Bradbury publicó su célebre novela Fahrenheit 451, pensó en un mundo futurista y totalitario en el que un cuerpo de bomberos cumplía a rajatabla la ley establecida, la cual dictaba que nadie podía atesorar libros, considerados estos como peligrosos por su potencial contenido reaccionario. Fahrenheit 451 es la temperatura en la que el papel se inflama y arde. Lejos estaba de la imaginación de Bradbury pensar el chasco que se llevarían en estos tiempos sus bomberos de derecha al ver que el futuro depara para los documentos un destino resguardado de las tiránicas llamas. El mundo evoluciona en sus tecnologías, en las benévolas y en las dañinas, pero, por suerte, existen personas que se abocan a potenciar las primeras para beneficio de la humanidad. En esta línea es en la que se presenta Guillermo Cantini con Lakaut, una empresa que se dedica a la digitalización de toda clase de documentos, utilizados en los procesos operativos de organismos públicos y empresas privadas. Desde sus comienzos, el espíritu de la compañía fue evolucionar en esos procesos, relegando la utilización del papel como formato único, migrando toda esa información de contenido confidencial a un formato digital, de fácil acceso y enorme perdurabilidad. Aquí, el artífice de ese proyecto que hoy cuenta con una cartera grande de clientes, entre los que se encuentran el Banco Galicia, el correo privado Andreani, el Municipio de Tigre, la AFIP y el 80% de los despachantes de aduana de nuestro país, entre otras empresas.

¿Cómo surgió la idea de crear Lakaut?

Fue en 2009, junto con un grupo de socios con quienes veníamos trabajando con los sistemas aduaneros. Ese año empezamos a detectar un problema enorme que tenían los despachantes de aduana: la gran acumulación de documentos y la falta de sistematización de sus papeles. Así, se nos ocurrió comenzar una tarea de digitalización con el Centro de Despachantes de Aduana. Primero fue algo chico, algo que pensábamos hacer de una manera ciertamente casera, pero, al poco tiempo, nos dimos cuenta de que la idea era buena. Un año más tarde, la Aduana argentina se vio seducida por nuestro trabajo e hizo que se conociera, y de repente tuvimos un crecimiento explosivo y captamos el 80% del mercado en un año y medio.

¿Cuándo se empezaron a acercar los primeros clientes y de qué manera tomaron conciencia de la trascendencia de digitalizar todos sus documentos?

En el comienzo, la mayoría de los clientes se acercaron a través del Centro de Despachantes, prácticamente no tuvimos un departamento comercial, sino que éramos más que nada receptivos. Por supuesto, hubo un factor clave que fue que la AFIP estableció, de manera obligatoria, que los despachantes debían empezar a guardar ellos sus propios papeles, los cuales hasta ese momento estaban al cuidado de la AFIP. Se les daba la opción de digitalizarlos por sus propios medios o de delegar esa tarea en una prestadora de servicio. Como nosotros habíamos sido los primeros en hacerlo, al momento de salir este régimen automáticamente nos inscribimos, y así les pudimos sacar varios cuerpos de ventaja a nuestros competidores. También cabe destacar que fue decisivo que mi apellido guarde una trayectoria en el métier del comercio exterior argentino, dado que yo me desarrollé en él durante casi 30 años y mi padre y mi abuelo también lo han hecho. Entonces, cuando mis colegas debían decidirse por un prestador, preferían volcarse por alguien que les atendía el teléfono y en quien podían confiar, pues conocían mi trayectoria profesional. Ese vínculo de confianza me ayudó mucho.

Pero también existían otras prestadoras de este servicio, ¿cuál era y cuál es la diferencia que identifica a Lakaut con relación a esas otras empresas del sector?

Nosotros profesionalizamos el tema, presentamos algo de mucha calidad, una digitalización mejor, una indexación inteligente, diferente a lo que existía hasta ese momento. Otras empresas ofrecían un resguardo físico de los papeles, archivarlos en un galpón básicamente. Lakaut cambió eso, recoge los documentos, los clasifica, los indexa, los digitaliza y pone al alcance de sus clientes una web de consulta segura y permanente desde cualquier sitio del mundo. Ya no tienen que guardar ni papeles ni CD. Nada físico ni electrónico.

¿Dónde guardan ustedes esos papeles físicos que la competencia archivaba en galpones?

Nosotros no tenemos un edificio de archivo físico propio, sino que contamos con proveedores de ese servicio, bajo nuestra responsabilidad, pero fuera de la planta de digitalización que tenemos. El eje principal está en que nosotros buscamos que el cliente comprenda la importancia real de tenerlo todo indexado y digitalizado, porque los documentos comerciales en formato papel, tarde o temprano, van a desaparecer. Hacemos ingeniería para que cada vez se impriman menos papeles. Eso es sustentable y responsable.

¿A qué se refiere con “indexar” los documentos?

Me refiero a poder buscarlos de una manera más ágil. Antes, los prestadores de guarda física de documentos les daban a sus clientes un CD con etiquetas que decían “Archivo 2013”, por ejemplo. Y allí dentro, había de todo. Es como un álbum de fotos familiar, uno puede ponerle de nombre a la carpeta digital “Vacaciones 2013”, pero adentro están mezcladas todas las fotos, las de la playa, las de los niños, las de la cabalgata, etc. Nosotros “indexamos” las fotos, esto significa que las etiquetamos minuciosamente. Sería como ponerle a cada foto del álbum familiar una etiqueta más precisa, por ejemplo: “Playa. Castillo de arena” o “Playa. Campeonato de truco”; de esta manera, será mucho más sencillo buscarlas. Con la indexación ocurre eso, las empresas pueden identificar fácilmente sus documentos. Lakaut tiene 18 índices de indexación.

¿Cómo se vincularon con empresas de otros nichos, fuera del comercio exterior?

Bueno, fue de una manera natural, pues una documentación de comercio exterior está dentro del flujo normal de cualquier empresa argentina. Al ver la manera en que trabajábamos, esto causó cierto impacto y muchas otras corporaciones comenzaron a entregarnos diversas clases de documentos para que se los clasificáramos, indexáramos y digitalizáramos. En la actualidad, tenemos interfaces con algunas empresas grandes; hemos hecho una gran inversión en lo que llamamos “ferretería” o “hard”. Brindamos un acceso permanente a nuestro servidor, durante las 24 horas de los 365 días del año.

El manejo de esta información conlleva seguramente un riesgo enorme y una responsabilidad acorde con ese potencial riesgo. ¿De qué manera lo afrontan?

Tenemos que contar con muchas normas de seguridad para que no se mezclen los documentos de uno u otro cliente. Debe considerar que tenemos como clientes a bancos, corporaciones internacionales, municipios e incluso a la AFIP. Por ello, todos nuestros empleados firman un compromiso de secreto fiscal. Por otro lado, tenemos un sistema que nos permite localizar en todo momento el documento que nos entrega nuestro cliente. No olvide que tenemos oficinas en Rosario, Córdoba, Mendoza y Ushuaia, y que tenemos plazos estipulados que debemos cumplir. Cinco días exactos son los que disponemos para traer un documento a Buenos Aires, someterlo al proceso de digitalización y publicarlo para que nuestro cliente lo pueda ver.

¿Podría explicarnos el proceso de digitalización?

Por supuesto. Tenemos dos métodos de digitalización, uno se realiza en la propia empresa del cliente, montando una isla de digitalización in situ, y otra opción es que nosotros pasemos a buscar la documentación, la llevemos a nuestra planta, actualmente ubicada en Ezeiza, y hagamos allí el trabajo. Lo primero que se realiza es una clasificación manual, en la cual se preparan los documentos, se les quitan los ganchos y se pone todo en orden. Luego, se digitalizan en unas máquinas de última tecnología que tienen una velocidad de procesamiento de 250 imágenes por minuto. Se ponen pilas de documentos y pasan sin que el ojo humano llegue a verlos. Finalmente, se indexan para etiquetarlos, facilitando su futura búsqueda.

¿Todo esto se realiza en Ezeiza?

Por el momento sí, pero para cuando salga publicada esta nota, seguramente ya estaremos mudados a nuestra nueva planta de digitalización en el Distrito Tecnológico de Parque Patricios, donde hemos construido un edificio propio de casi 2000 m², dividido en seis plantas. Es un edificio sustentable, el cual cumple con todos los requerimientos verdes de las normas LEED, con la única excepción de los aires acondicionados, aunque no lo hemos hecho certificar por el enorme costo que conlleva ese proceso. Lamentablemente, en la Argentina no están dadas las condiciones para hacerlo, pues el Gobierno no ofrece los mismos beneficios impositivos al que acceden las empresas en los Estados Unidos. Somos muy responsables con este tema, porque, de hecho, la digitalización de documentos es en sí misma sustentable y ecológica, pues evita la impresión de papel y su consecuencia directa que es la tala de árboles y la utilización de químicos para elaborarlo.

¿Dónde se ubica la Argentina en relación a otros países en temas de digitalización de documentos?

Cola de perro. Estamos a años luz de Europa y de los Estados Unidos, donde ya utilizan estos procesos desde hace años. En cierta medida, resulta entendible esta idiosincrasia, pues en un país como el nuestro, en el que siempre se invierte la carga de la prueba, todos guardan hasta la factura de gas en papel impreso, por si en algún momento alguna autoridad la pide. Bueno, también existe cierto tema generacional. Los menores de 35 años son más permeables a lo digital. Me ha ocurrido que en algunas empresas nos piden que digitalicemos los e-mails, y les tenemos que explicar que los e-mails ya son digitales, por ende, no tiene sentido alguno imprimirlos para luego escanearlos.

¿Una ley podría agilizar el tema?

Las leyes están atrasadas, no hay ninguna normativa que reemplace el microfilmado; al momento, para que un documento sea legal, debería estar microfilmado. Cuando se hizo la ley de la firma digital se estableció que la firma digital podía cambiar o suplementar a la microfilmación, pero aún no está reglamentado.

¿Tiene un alto costo contratar sus servicios?

No, no te creas que estamos hablando de millones, son solo unos centavos más de lo que cuesta una fotocopia.

¿Cuál es el beneficio económico que trae aparejado para una empresa la digitalización de sus documentos?

Es difícil de calcular porque es un servicio hecho a medida de cada cliente. Pero existen ciertos costos que todas las empresas tienen, ya sean grandes o pequeñas, que son los relativos al espacio que deben asignarle al guardado de sus documentos. Esto suele implicar alquileres elevados en áreas de alta densidad comercial. Por otro lado, está el tiempo-hombre de aquellas personas asignadas a la búsqueda, la clasificación y el traslado de todo ese papelerío. En la documentación digital todo eso no existe, porque el cliente tiene un back office en el que todo lo tiene a la vista, pudiendo acceder rápidamente a la información que necesita. La digitalización trae mucha transparencia hacia arriba.

Entonces, cabe suponer que deben existir trabas, porque no a todo el mundo le interesa que los de arriba se enteren de lo que se está haciendo.

Efectivamente. Un impedimento que tenemos, en ocasiones puntuales, es que aquellos que deben tomar la decisión de contratar y asimilar este servicio son precisamente los rangos medios o las gerencias que no están muy interesadas en que los miembros del Directorio o el Presidente de la compañía tenga un acceso tan transparente a las operaciones cotidianas. Debe tenerse en cuenta que el número uno de la empresa puede ver rápidamente, desde su propia computadora y desde cualquier lugar del mundo, a cualquier hora, los documentos que firmaron todos los que están abajo de él. Además, los auditores pueden realizar su trabajo de una manera más efectiva. Eso es control, es orden, y en el orden todo es más transparente y económico.

 

El archivo del Dr. Cormillot

El último día de la Semana Santa de 2013, Cantini recibió el llamado de un amigo periodista que le pedía ayuda profesional para ver si era posible recuperar el archivo del doctor Alberto Cormillot, que había quedado bajo el agua luego del gran temporal que sufrió parte de la ciudad de Buenos Aires y, principalmente, la ciudad de La Plata. Eran 80.000 historias clínicas que el doctor Cormillot había ido elaborando desde sus comienzos hasta la actualidad de su clínica. En el sótano de un edificio del barrio de Núñez, haciendo equilibrio sobre un kayak, el famoso médico se empeñaba en rescatar su invalorable documentación. Por sugerencia de un conocido, pasaba las carpetas a una pileta de lona, porque le habían dicho que, si se secaban, la tinta se perdería. Allí fue Cantini para darle una mano a Cormillot, a quien conocía de otras épocas y por quien guardaba mucho respeto, pues sabía que el doctor era de esas personas que ayudan a cientos sin chapear con el asunto. Así fue que, con la ayuda del experimentado equipo de Lakaut, pudieron llevar adelante un trabajo sumamente artesanal y manual. Luego de secar la documentación con unos equipos modernos, los fotocopiaron, porque la digitalización no se podía llevar adelante si los documentos aún estaban un poco húmedos. Finalmente, lograron escanearlos y digitalizarlos.

 

Guillermo Cantini (54 años)

Colegio: Instituto Bayard

Formación: Despachante de Aduana

Idioma: Inglés

Hobbies: Jugar al golf

El rasgo que destaca de su personalidad: Mi tenacidad

Su mayor logro: Mi familia y el haberme reinventado laboralmente dos o tres veces, hasta alcanzar este último gran logro que es Lakaut

Persona que admira: Mi padre

Su personaje histórico favorito: Winston Churchill

Su mayor atrevimiento en la vida: Haberme dedicado a la política (fue Diputado Nacional por la Capital Federal en el período 2001-2005 por un mix compuesto por el PJ de la Capital y Acción por la República)

Su posesión más atesorada: No soy una persona que atesore objetos

El talento que desearía tener: Cantar bien

En qué momento fue plenamente feliz: El nacimiento de mis hijos

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